กรณีศึกษาการนำเข้าระบบ: ช่วยลดต้นทุนการฝึกอบรมพนักงานและความผิดพลาดในการรับออเดอร์ ทำให้การบริหารร้านง่ายขึ้นมาก (Merry-Go-Round Cafe)

กำลังพิจารณานำมาใช้เพื่อแก้ปัญหาขาดแคลนบุคลากรและเพิ่มอัตราการหมุนเวียน

ช่วยเล่าเกี่ยวกับร้านให้ฟังหน่อยค่ะ/ครับ

ร้านของเราเป็นร้านอาหารที่ตั้งอยู่ภายในแหล่งท่องเที่ยวแบบคอมเพล็กซ์ชื่อ “หมู่บ้านโมเอะงิ (萌木の村)” ด้านหน้ามีม้าหมุน และรอบ ๆ รายล้อมไปด้วยป่าไม้ บรรยากาศธรรมชาติอุดมสมบูรณ์ เมนูอาหารมีให้เลือกหลากหลาย ทั้งแซนด์วิช แกงกะหรี่ และของหวานโฮมเมดต่าง ๆ

บริเวณที่นั่งเทอเรซ ลูกค้าที่พาสัตว์เลี้ยงมาก็สามารถใช้บริการได้ และยังมีเมนูสำหรับน้องหมาให้เลือกด้วย

ปกติแล้วมีลูกค้ามาใช้บริการประมาณเท่าไหร่ครับ/คะ?

โดยเฉพาะช่วงฤดูร้อนกับฤดูใบไม้ร่วงจะเป็นช่วงที่งานยุ่งเป็นพิเศษ ในวันธรรมดาจะมีลูกค้าประมาณ 40–60 คน ส่วนวันเสาร์อาทิตย์จะมีประมาณ 150 คน และในวันที่คนเยอะมาก ๆ อาจมีถึงราว 300 คนเลยทีเดียว

— ทำไมคุณถึงเริ่มพิจารณานำระบบสั่งอาหารด้วยตนเองของ Respo มาใช้ครับ/คะ?

เพราะอยากแก้ปัญหาขาดแคลนบุคลากร และอยากเพิ่มอัตราการหมุนเวียนของลูกค้าค่ะ/ครับ

ปกติแล้วกิจการจะบริหารกันแค่พ่อซึ่งเป็นเจ้าของร้านกับตัวผมเอง และพนักงานพาร์ทไทม์ไม่กี่คน แต่โดยเฉพาะช่วงเสาร์–อาทิตย์มักจะคนไม่พอ เมื่อก่อนเคยต้องจ้างพนักงานพาร์ทไทม์แบบรายวันมาช่วยอยู่บ่อย ๆ

ーーーตอนที่ดูแลจัดการ (กิจการ/งานนี้) อะไรคือสิ่งที่ยากลำบากที่สุดสำหรับคุณบ้างครับ/คะ?

การต้องสอนวิธีรับออเดอร์ตั้งแต่ต้นให้กับพนักงานที่เพิ่งมาครั้งแรกทุกครั้งเป็นเรื่องลำบากมาก

ที่ร้านของเรา นอกจากเมนูหลักแล้ว ยังมีเมนูรองและเครื่องดื่มให้เลือกหลากหลายมาก ทำให้ต้องใช้เวลาประมาณหนึ่งชั่วโมงในการสอนพนักงานใหม่ให้เข้าใจทั้งหมด พอคิดว่าต่อให้สอนไปแล้ว พนักงานบางคนก็ทำงานแค่วันเดียวก็จบ จึงเริ่มมองหาวิธีปรับปรุงจากด้านระบบ เพื่อให้สามารถบริหารจัดการร้านได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น และเริ่มพิจารณาการนำระบบใหม่เข้ามาใช้

ด้วยการจัดหาอุปกรณ์เป็นของมือสอง ทำให้สามารถเริ่มต้นใช้งานได้โดยลดค่าใช้จ่ายเริ่มต้นลงได้มากขึ้น

ーーーนอกจาก Respo Self Order แล้ว คุณได้ลองเปรียบเทียบกับบริการของบริษัทอื่นบ้างไหมครับ/คะ?

ครับ/ค่ะ ผม/ฉันได้ลองเปรียบเทียบอยู่หลายตัว แต่ Respo Self Order นั้นมีค่าใช้จ่ายเริ่มต้นถูกเป็นพิเศษ หน้าจอก็ออกแบบมาอย่างเรียบง่าย มองแล้วเข้าใจได้ไม่ยาก ตอนที่ติดต่อสอบถาม เจ้าหน้าที่ก็ตอบคำถามได้อย่างชัดเจน ทำให้รู้สึกว่าไว้ใจได้ จึงตัดสินใจเลือกใช้ระบบนี้ครับ/ค่ะ

สำหรับค่าใช้จ่ายเริ่มต้นนั้น ผมคิดว่าสามารถลดงบประมาณลงได้ค่อนข้างมาก เพราะเราใช้ iPad และเครื่องพิมพ์มือสองเป็นหลัก

อนึ่ง เดิมทีมีโครงการเงินช่วยเหลือและเงินอุดหนุนสำหรับการติดตั้งเครื่อง POS ด้วย แต่พอลองศึกษาดูแล้วพบว่าค่าใช้จ่ายเริ่มต้นและค่าใช้จ่ายรายเดือนน่าจะสูงพอสมควร จึงตัดสินใจไม่ใช้มาตรการเหล่านั้น

ーーーหลังจากที่ได้ลองนำ Respo Self Order มาใช้จริงแล้ว รู้สึกเป็นอย่างไรบ้างครับ/คะ?

ผมดีใจที่ตอนนี้สามารถบริหารจัดการทุกอย่างได้ด้วยพนักงานที่มีอยู่เป็นหลัก เมื่อก่อนผมซึ่งเป็นคนทำอาหารต้องออกไปรับออเดอร์เองอยู่บ่อย ๆ แต่ตอนนี้สามารถโฟกัสที่การทำอาหารได้เต็มที่ และเสิร์ฟให้ลูกค้าได้โดยไม่ต้องปล่อยให้รอนานเหมือนแต่ก่อนแล้ว

ได้รับเสียงชื่นชมจากพนักงาน แถมยังมีสภาพแวดล้อมที่เอื้อต่อการทำงานของพนักงานต่างชาติด้วย

ที่ร้านของคุณมีกระบวนการรับออเดอร์จากลูกค้าอย่างไรบ้างครับ/คะ?

นอกจากรหัส QR ที่วางไว้บนโต๊ะแล้ว เราก็สามารถยืดหยุ่นได้ตามความเหมาะสม เช่น หากลูกค้าต้องการ เราก็มีเมนูแบบกระดาษให้ด้วย ตัวอย่างเช่น ในวันเสาร์อาทิตย์ที่มักมีลูกค้ามาเป็นครอบครัวหรือมาเป็นกลุ่มใหญ่ การให้ทุกคนช่วยกันดูเมนูจากกระดาษแล้วเลือกเมนูที่ต้องการ จะช่วยให้การสั่งอาหารเป็นไปอย่างราบรื่นมากขึ้น

ーーースตาฟมีปฏิกิริยาอย่างไรต่อระบบสั่งอาหารด้วยตนเองของ Respo?

พูดตามตรง งานที่ลำบากที่สุดคือการรับออเดอร์ พอไม่มีระบบนี้แล้วก็มีพนักงานถึงกับบอกว่า “ถ้าไม่มีอันนี้ทำงานไม่ไหวเลย” (หัวเราะ) โดยเฉพาะพนักงานรุ่นใหม่ ๆ ดูจะไม่รู้สึกขัดเขินอะไร และซึมซับการใช้งานได้อย่างรวดเร็ว

เมื่อก่อนเคยมีพนักงานชาวเยอรมันที่มาทำงานระยะสั้นด้วยวีซ่าวอร์กกิ้งฮอลิเดย์ แต่เพราะมีระบบสั่งอาหารด้วยตัวเอง ทำให้เราสามารถให้เขาโฟกัสกับงานอื่นที่ไม่ใช่การรับออเดอร์จากลูกค้าได้

ผมคิดว่าดีมากเลยครับ เพราะด้วยระบบสั่งอาหารด้วยตัวเองของ Respo ทำให้ขอบเขตของคนที่สามารถมาทำงานได้กว้างขึ้น รวมถึงชาวต่างชาติด้วย

ลดความผิดพลาดในการรับออเดอร์ จัดการคำสั่งซื้อได้ง่ายขึ้น ช่วยเพิ่มยอดขายด้วย

ーーーกรุณาบอกหน่อยได้ไหมว่าหลังจากนำ Respo Self Order มาใช้แล้ว การเปลี่ยนแปลงที่เห็นได้ชัดที่สุดคืออะไร

สิ่งที่ดีขึ้นก็คือความผิดพลาดเรื่องออเดอร์และลำดับการเสิร์ฟอาหารลดลงครับ เมื่อก่อนเราเขียนกระดาษเพื่อจัดการออเดอร์ ทำให้มีปัญหาอ่านลายมือที่เขียนรีบ ๆ ผิดบ้าง หรือเวลาออเดอร์เข้ามาพร้อมกันหลายโต๊ะ ก็เคยมีพลาดเรื่องลำดับการเสิร์ฟอาหารอยู่บ่อย ๆ

ตอนนี้ใบออเดอร์จะถูกพิมพ์ออกมาตามลำดับเกือบทั้งหมด ทำให้การจัดการออเดอร์ง่ายขึ้นมาก นอกจากนี้ ตัวอย่างเช่น ในการสั่งแฮมเบอร์เกอร์ ก็ยังสามารถเลือกตัวเลือกเพิ่มเติมอย่างเช่น ไม่ใส่มัสตาร์ดหรือไม่ใส่หัวหอมได้ด้วย ตรงจุดนี้ทำให้รู้สึกพอใจมากครับ/ค่ะ

แล้วมันมีผลกระทบต่อยอดขายไหมครับ/คะ?

เนื่องจากเป็นช่วงหลังโควิด ยอดขายในช่วงซัมเมอร์ปีนี้จึงเพิ่มขึ้นประมาณ 10% เมื่อเทียบกับปีก่อน และผมคิดว่าส่วนหนึ่งเป็นผลมาจากการนำระบบสั่งอาหารด้วยตนเอง Respo มาใช้ด้วย

แนะนำสำหรับร้านค้าที่ประสบปัญหาขาดแคลนพนักงาน ใช้ง่ายสำหรับการรับออเดอร์เพิ่มก็เป็นจุดเด่นเช่นกัน

ーーーถ้าจะให้คุณแนะนำระบบสั่งอาหารด้วยตนเอง Respo ให้กับร้านอาหารอื่น ๆ คุณคิดว่าควรจะแนะนำกับร้านแบบไหนบ้าง?

สำหรับร้านที่อยู่ในช่วงเวลายุ่ง ๆ แล้วมีพนักงานไม่พอจนทุกคนดูเหนื่อยล้า ผมอยากจะแนะนำระบบนี้เป็นพิเศษเลยครับ สำหรับลูกค้าที่อยากถามวิธีใช้หรืออยากคุยกับพนักงานโดยตรง ก็สามารถกดเรียกได้ง่าย ๆ ผ่านฟังก์ชันเรียกพนักงานของ Respo Self Order ทำให้สามารถให้บริการได้ตามความต้องการของลูกค้าแต่ละท่าน ซึ่งเป็นจุดที่น่าดึงดูดมากครับ

— แบบนี้ก็สามารถทำให้การบริหารจัดการอย่างมีประสิทธิภาพควบคู่ไปกับการให้บริการลูกค้าได้พร้อมกันเลยนะครับ/คะ

ครับ/ค่ะ นอกจากนี้ ผม/ฉันยังอยากแนะนำให้ใช้ในร้านอิซากายะหรือร้านอาหารที่มักมีการสั่งเพิ่มบ่อย ๆ ด้วยครับ/ค่ะ เพราะถ้าที่นั่งของลูกค้าอยู่ห่างจากจุดที่พนักงานประจำอยู่ ลูกค้าบางท่านอาจจะเกรงใจ ไม่กล้าสั่งเพิ่ม แต่ถ้ามี Respo Self Order ลูกค้าจะสามารถสั่งเพิ่มได้อย่างสะดวกและไม่ต้องเกรงใจ จึงคิดว่าสามารถช่วยเพิ่มยอดขายให้กับร้านได้ด้วยครับ/ค่ะ

ขอบคุณมากที่เล่าให้ฟังอย่างละเอียดครับ/ค่ะ!

ข้อมูลร้านค้า

เมอร์รีโกะราวนด์คาเฟ่

ที่อยู่: ภายในหมู่บ้านโมเอะกิ 3545 คิโยซาโตะ ตำบลทาคาเนะ เมืองโฮคุโตะ จังหวัดยามานาชิ
เบอร์โทรศัพท์: 0551-48-3741
รายละเอียดร้านค้า:https://autoreserve.com/restaurants/KYDQtiA8RDEs3Hsww9Vr