ร้านอาหารญี่ปุ่น “โทมิโคจิ ยามากิชิ” ตั้งอยู่ในย่านโทมิโคจิ เมืองเกียวโต เป็นร้านที่ครองรางวัลมิชลินหนึ่งดาวติดต่อกันมา 9 ปี กลุ่มร้านในเครือมีทั้งหมด 8 สาขาในเกียวโตและโตเกียว ขยายรูปแบบธุรกิจหลากหลายตั้งแต่อาหารญี่ปุ่นแบบดั้งเดิม คอร์สหม้อไฟ อิซากายะ ไปจนถึงร้านยากินิกุ
กลุ่มยามากิชิเคยประสบปัญหาในการเชื่อมต่อกับสื่อรับจองต่าง ๆ และการแชร์ข้อมูลลูกค้าระหว่างสาขา เมื่อยังใช้ระบบสมุดรายชื่อของบริษัทอื่นอยู่ แต่หลังจากนำ Respo เข้ามาใช้ ก็สามารถเพิ่มประสิทธิภาพการจัดการหลายสาขา และยังปรับ “การทำงานให้เหมาะสมที่สุด” ในแต่ละร้าน ด้วยการผสมผสานระบบสั่งอาหารผ่านมือถือและเครื่องชำระเงินเข้าด้วยกัน
เราได้สอบถามสมาชิกทุกท่านในกลุ่มเกียวโต ยามากิชิ ถึงการเปลี่ยนแปลงหลังจากนำ Respo มาใช้ รวมถึงวิธีการประยุกต์ใช้งานในแบบเฉพาะของทางร้าน
“การบริการที่ใส่ใจเฉพาะบุคคลสำหรับลูกค้าแต่ละท่าน” ─ สถานะปัจจุบันของกลุ่มธุรกิจหลากหลายรูปแบบ
ก่อนอื่น รบกวนเล่าให้ฟังหน่อยได้ไหมครับ/คะ ว่า “โทมิโนโคจิ ยามากิชิ” และกลุ่มยามากิชิ คือร้าน/กลุ่มแบบไหน
“โทมิโคจิ ยามากิชิ” เป็นร้านอาหารญี่ปุ่นที่เปิดให้บริการในเดือนตุลาคม ปี 2015 โดยปรับปรุงเรือนแถวอายุกว่า 130 ปีบนถนนโทมิโคจิในเกียวโตให้เป็นร้านอาหาร ภายในมีเฉพาะที่นั่งเคาน์เตอร์ และให้บริการเพียงคอร์สเมนูเดียวสำหรับต้อนรับลูกค้า ร้านของเราได้รับหนึ่งดาวมิชลินในคู่มือ ‘มิชลินไกด์ เกียวโต–โอซาก้า’ ฉบับปี 2017 และด้วยการสนับสนุนจากทุกท่าน เราสามารถรักษาดาวดวงนี้ไว้ได้ทุกปีจนถึงปัจจุบัน
“การมอบการบริการที่ใส่ใจและเหมาะสมกับแต่ละท่าน” คือแนวคิดที่ใช้ร่วมกันทั้งกลุ่มของเรา เราเก็บข้อมูลของลูกค้าอย่างพิถีพิถัน ไม่ว่าจะเป็นวันเกิดหรือวันครบรอบ การแพ้อาหาร ประวัติการใช้บริการที่ผ่านมา ไปจนถึงรสนิยมเรื่องเครื่องดื่มแอลกอฮอล์

ในเครือของคุณมีการขยายสาขาร้านค้าแบบไหนบ้างครับ/คะ?
ปัจจุบันเราบริหารร้านทั้งหมด 8 สาขาในเกียวโตและโตเกียว นอกจากสาขาหลัก “โทมิโนโคจิ ยามากิชิ” แล้ว ภายในเมืองเกียวโตยังมี “โนะมิโนโคจิ ยามากิชิ”, “นิโจ ยามากิชิ”, “กิออน ยามากิชิ”, “ยากินิกุ ยามะจัง” และ “เคียวเอน” ส่วนในโตเกียวมี “กินซ่า โนะมิโนโคจิ ยามากิชิ” ที่เปิดเมื่อเดือนพฤศจิกายน 2023 และ “โทมิโนโคจิ ยามากิชิ อาซาบุดาอิ ฮิลส์” ที่เปิดในเดือนมกราคม 2024
แม้ว่าเราจะมีรูปแบบร้านที่หลากหลายมาก ตั้งแต่อาหารญี่ปุ่นแบบดั้งเดิม ชาบูคาเซกิ อิซากายะ ไปจนถึงยากินิกุ แต่ในแก่นแท้แล้ว เราบริหารร้านแต่ละสาขาด้วยความตั้งใจเดียวกัน คืออยากมอบช่วงเวลาให้ลูกค้าทุกท่านได้รู้สึกว่า “นี่แหละคือเสน่ห์เฉพาะของยามากิชิ”
สมุดบันทึกถูกแยกเป็นรายสาขา ยิ่งขยายจำนวนสาขามากขึ้นเท่าไร ภาระงานของหน้างานก็ยิ่งหนักขึ้นเท่านั้น
ก่อนที่จะเริ่มใช้ Respo คุณจัดการการจองอย่างไรบ้างครับ/คะ?
เมื่อก่อนเราเคยใช้บริการสมุดจองของบริษัทอื่นอยู่ เดิมทีเรารับการจองมาจากหลายช่องทาง แต่ด้วยระบบในตอนนั้น ช่องทางการจองกับสมุดจองไม่ได้เชื่อมต่อกันเลย ทำให้พนักงานต้องคอยนำข้อมูลการจองจากแต่ละช่องทางมากรอกลงในสมุดจองด้วยมือทีละรายการ
การต้องมาพิมพ์คัดลอกด้วยมือแบบนี้ งานเยอะไม่ใช่เล่นเลยนะครับ/ค่ะ…

ใช่เลยครับ/ค่ะ เพราะต้องกรอกหลายอย่าง ทั้งวันเวลา จำนวนคน ชื่อ ประเภทที่นั่ง คอร์ส และหมายเหตุ ทำให้หลีกเลี่ยงความผิดพลาดในการกรอกข้อมูลได้ยาก โดยเฉพาะในวันที่มีการจองแน่น หรือวันที่มีพนักงานใหม่มารับผิดชอบ ก็มักมีเสียงบ่นว่า ต้องคอยตรวจเช็กตลอดเวลา จนรู้สึกเครียดและเหนื่อยล้ามาก
พูดตามตรงเลยก็คือ ก่อนที่ผมจะได้ลงมือทำอาหารในฐานะเชฟ เวลาส่วนใหญ่กลับหมดไปกับงานกรอกข้อมูลเสียมากกว่า
แล้วนอกจากนั้น ยังมีประเด็นหรือปัญหาอื่น ๆ อีกไหมครับ/คะ?
อีกหนึ่งปัญหาใหญ่ก็คือ เราไม่สามารถแชร์ข้อมูลลูกค้าระหว่างร้านต่าง ๆ ในเครือได้ ตัวอย่างเช่น แม้ว่าลูกค้าที่มาบ่อย ๆ ที่ร้าน “富小路やま岸” จะจองร้าน “銀座 呑小路やま岸” ก็ตาม เราก็ยังไม่รู้เลยจนถึงวันนั้นเองว่าเป็นลูกค้าคนเดียวกัน
สำหรับลูกค้าแล้ว ไม่ว่าร้านไหนก็ถือว่าเป็น “กลุ่มยามากิชิเดียวกัน” ดังนั้นจริง ๆ แล้วเราอยากให้วิธีการต้อนรับเชื่อมโยงเป็นหนึ่งเดียวกันทั้งหมด แต่ที่ผ่านมาเราแยกสมุดบันทึกลูกค้าเป็นรายสาขา ทำให้รู้สึกมาตลอดว่าเราไม่สามารถใช้ประโยชน์จาก “ประสบการณ์ที่สั่งสมของทั้งกลุ่ม” ได้เต็มที่ ตอนที่มีแค่ 2–3 สาขา เรายังพอประคองได้ด้วยความทุ่มเทของหน้างาน แต่พอจำนวนสาขาและรูปแบบร้านเพิ่มขึ้น รวมถึงการขยายไปโตเกียว เราก็เริ่มรู้สึกถึงขีดจำกัดของวิธีเดิม ๆ

แม้จะมีหลายสาขาและหลายรูปแบบธุรกิจ ก็สามารถดำเนินงานได้โดยไม่สับสนอีกต่อไป
ーーーหลังจากที่ได้นำ Respo เข้ามาใช้แล้ว การเปลี่ยนแปลงที่คุณรู้สึกได้อย่างชัดเจนในตอนแรกคือเรื่องไหนบ้างครับ/คะ?
สิ่งที่เห็นได้ชัดเจนที่สุดคือ ตอนนี้ไม่จำเป็นต้องล็อกอินเข้าแต่ละสื่อรับจองทีละอันอีกต่อไปแล้ว เพราะ Respo เชื่อมต่อระหว่างสื่อรับจองกับสมุดจองไว้ด้วยกัน ทำให้ไม่ต้องเปิดหน้าจอจัดการของแต่ละสื่อทีละหน้า แทบทุกอย่างสามารถทำให้เสร็จได้ภายใน Respo เพียงที่เดียว
ーーーผมได้ยินมาว่ามันได้ผลตอนที่คุณอยู่ในสถานการณ์ที่ต้องการความช่วยเหลือด้วย
ใช่ครับ/ค่ะ การเปลี่ยนแปลงนี้เป็นสิ่งที่พนักงานหน้างานดีใจเป็นพิเศษ ภายในกลุ่มร้านของเรา พนักงานมักจะย้ายไปช่วยงานระหว่างสาขาอยู่บ่อย ๆ เมื่อก่อนนี้ เวลาจะไปช่วยที่สาขาอื่น ต้องให้ทางสาขานั้นส่งข้อมูลล็อกอินของสื่อที่ใช้ในร้านมาให้ใหม่ แล้วค่อยล็อกอินสลับอีกที ทำให้ยุ่งยากและเสียเวลา
หลังจากเริ่มใช้ Respo แล้ว แค่ล็อกอินด้วยบัญชีของตัวเอง พอเข้าไปช่วยร้านไหน ก็สามารถดูและจัดการสถานะการจองของร้านนั้นได้เลย เหมือนเป็นร้านของตัวเองจริง ๆ การที่ปัญหา “วันที่ไปช่วยร้านอื่นคือวันที่เครียดที่สุด” ถูกแก้ไปได้ ถือว่าเป็นการเปลี่ยนแปลงที่ยิ่งใหญ่กว่าที่คาดไว้มาก

— ผมได้ยินมาว่า วิธีการใช้ Respo จะแตกต่างกันไปในแต่ละสาขา ใช่ไหมครับ
ใช่แล้วครับ/ค่ะ กลุ่มร้านยามากิชิได้นำผลิตภัณฑ์ต่าง ๆ ของ Respo มาประยุกต์ใช้ให้เหมาะกับรูปแบบของแต่ละร้าน จุดที่โดดเด่นคือร้าน “โนะมิโคจิ ยามากิชิ” ที่นอกจากจะใช้สมุดจองและไซต์คอนโทรลเลอร์ที่เกี่ยวกับการจองแล้ว ยังใช้ POS เครื่องชำระเงิน และระบบสั่งอาหารผ่านมือถือแบบครบชุดอีกด้วย
— ทำไมคุณถึงเลือกฟูลเซ็ตที่ร้าน “呑小路やま岸” ?
ที่ร้าน โนะมิโคจิ ยามากิชิ เราจะให้ลูกค้าเริ่มจากคอร์สพื้นฐานแบบโอมากาเสะก่อน จากนั้นจึงค่อยให้ลูกค้าเลือกสั่งอาหารหรือเครื่องดื่มที่ชอบเพิ่มแบบอะลาคาร์ต ตามอารมณ์และความหิวของวันนั้น ๆ รูปแบบการให้บริการของเราจึงเป็นเช่นนี้ครับ/ค่ะ เราอยากลดเวลา “การรอคอย” ที่หลีกเลี่ยงได้ยากให้เหลือน้อยที่สุด ไม่ว่าจะเป็นเวลาที่พนักงานต้องเดินมารับออร์เดอร์ทุกครั้ง หรือเวลาที่ทำให้ลูกค้าต้องรอในตอนคิดเงิน เราจึงนำระบบสั่งอาหารผ่านมือถือและเครื่องชำระเงินอัตโนมัติมาใช้ให้ได้มากที่สุด
หลังจากเริ่มใช้งานแล้ว พนักงานไม่ต้องมัววุ่นอยู่กับการรับออเดอร์และคิดเงินมากเกินไป จึงสามารถโฟกัสกับเวลาที่เราให้ความสำคัญจริง ๆ อย่างเช่น “การมอบช่วงเวลาแห่งการรับประทานอาหารที่สะดวกสบาย” และ “การพูดคุยกับลูกค้า” ได้มากขึ้น รู้สึกได้ว่า Respo ช่วยเพิ่มเวลาเบื้องหลังให้กับการบริการแบบใส่ใจในจังหวะและความชอบของลูกค้าแต่ละท่าน ซึ่งเป็นสิ่งที่กลุ่มร้านยามากิชิให้ความสำคัญมาตลอด
–––ดูเหมือนว่าจะมีการเปลี่ยนแปลงในหน้างานที่ตัวเลขสะท้อนออกมาได้ยากด้วยใช่ไหมครับ/คะ
ใช่ครับ/ค่ะ สิ่งที่พนักงานหน้างานพูดตรงกันก็คือ “ความผิดพลาดจากมนุษย์ลดลง” กับ “ความสบายใจในด้านสภาพจิตใจ” ครับ/ค่ะ เพราะไม่ต้องคีย์ข้อมูลหรือคัดลอกข้อมูลด้วยมือแล้ว ทำให้แทบไม่มีความผิดพลาดเรื่องจำนวนคนหรือวัน–เวลาในการจองเกิดขึ้นเลย อีกทั้งข้อมูลลูกค้ายังถูกแชร์ระหว่างสาขาในกลุ่มเดียวกัน จึงแทบไม่ต้องมานั่งลังเลหน้างานทุกครั้งว่า “ลูกค้าท่านนี้เคยมาใช้บริการแล้วหรือยังนะ?” เหมือนเมื่อก่อน
เวลาหรือพลังใจที่เคยหมดไปกับการ “ตรวจเช็ก” และ “กังวลว่าทำผิดหรือเปล่า” ตอนนี้กลายเป็นเวลาที่เราหันกลับมาใส่ใจกับอาหารและลูกค้าแทน── แม้จะเป็นสิ่งที่ลูกค้ามองไม่เห็น แต่ผมรู้สึกว่ามันส่งผลโดยตรงต่อคุณภาพของการบริการโดยรวม

แม้จะเปลี่ยนสาขาไปที่ไหน ก็ยังคงมีกลไกที่ทำให้ “คุณภาพแบบยามากิชิ” ไม่เปลี่ยนแปลง
กรุณาเล่าให้ฟังหน่อยได้ไหมครับว่า กลุ่มยามากิชิมีวิธีใช้ Respo ในแบบฉบับเฉพาะของตัวเองอย่างไรบ้าง
สำหรับฟีเจอร์มาตรฐานของ Respo เราได้ปรับวิธีการใช้งานให้เหมาะกับรูปแบบการทำงานของเราเอง และขัดเกลา “วิธีการใช้จริง” มาอย่างต่อเนื่อง ต่อไปนี้ขอแนะนำตัวอย่างที่โดดเด่น 2 อย่าง
อย่างแรกคือการ “จัดการด้วยการแยกสี” สำหรับข้อมูลวันเกิดและข้อมูลแพ้อาหาร เราใช้ “สี” เพื่อบริหารจัดการเฉพาะรายการข้อมูลลูกค้าที่สำคัญเป็นพิเศษใน Respo ลูกค้าที่เป็นวันเกิดหรือวันครบรอบ ลูกค้าที่มีอาการแพ้หรือไม่ชอบวัตถุดิบบางอย่าง ลูกค้าที่ต้องการการดูแลแบบ VIP ── เรากำหนดสีให้กับแต่ละประเภท และใช้กติกาสีเดียวกันนี้ร่วมกันในทุกสาขาของทั้งกลุ่มร้าน
สีไม่ได้เป็นแค่สัญลักษณ์ให้มองเห็นง่าย ๆ เท่านั้น แต่ถูกกำหนดคู่กับกติกาการใช้งานอย่างเช่น “ถ้าเห็นสีนี้ต้องแชร์ให้ครัวทุกครั้ง” หรือ “ลูกค้าที่ใช้สีนี้ ผู้จัดการร้านต้องเข้าไปทักทายสักครั้ง” เป็นต้น กติกาเรื่องสีเดียวกันนี้ถูกใช้ร่วมกันบนสมุดบันทึกเดียวกันที่ชื่อ Respo ทำให้ต่อให้เปลี่ยนสาขา ร้านไหน ๆ ก็ยังคง “คุณภาพแบบยามากิชิ” ได้ในระดับเดียวกัน ซึ่งเป็นผลลัพธ์ที่มีความสำคัญมาก
แล้วข้อที่สองล่ะ คืออะไรเหรอครับ/คะ?
เรามีการ “ใช้ผลิตภัณฑ์ของ Respo ให้ต่างกันไปในแต่ละสาขา” ครับ/ค่ะ ร้านอาหารไคเซกิอย่าง “โทมิโคจิ ยามากิชิ” จะเน้นใช้สมุดจองและระบบบริหารจัดการลูกค้าเป็นหลัก เพราะเป็นร้านที่มีคอร์สเดียว เรื่องการรับออร์เดอร์จึงให้พนักงานหน้าร้านดูแลด้วยการบริการของเขาเอง ส่วนร้านอิซากายะอย่าง “โนะมิโคจิ ยามากิชิ” อย่างที่เล่าไปเมื่อสักครู่ เราใช้แบบฟูลเซ็ต ตั้งแต่ไซต์คอนโทรลเลอร์ + POS + เครื่องรับชำระเงิน + ระบบสั่งอาหารผ่านมือถือ สำหรับสาขาที่เน้นการบริหารหลายแพลตฟอร์มเป็นหลัก เราจะให้ความสำคัญสูงสุดกับการใช้ไซต์คอนโทรลเลอร์เป็นแกนกลาง เพื่อรวมสต็อกของแต่ละสื่อให้เป็นหนึ่งเดียว
จากประสบการณ์ของเรา การไม่ตัดสินใจแบบฟันธงว่า “ทุกสาขาในグループต้องใช้ระบบการ運用แบบเดียวกันทั้งหมด” กลับช่วยให้ทั้งประสบการณ์ของลูกค้าและภาระของหน้างานถูกปรับให้เหมาะสมที่สุดได้มากกว่า ในการทำอาหาร การเลือกวิธีปรุงที่เหมาะสมที่สุดให้กับวัตถุดิบแต่ละชนิดเป็นเรื่องสำคัญ เช่นเดียวกัน เราเชื่อว่าระบบก็ต้องเลือกวิธีที่เหมาะสมกับแต่ละกรณีเช่นกัน
ผม/ฉันอยากให้คุณยังคงเป็นพาร์ตเนอร์ที่ถ่ายทอดเสียงจากหน้างานต่อไปเรื่อย ๆ

ーーสำหรับกลุ่มยามากิชิแล้ว Respo เป็นเหมือนอะไรครับ/คะ?
สำหรับพวกเรา Respo ไม่ใช่เครื่องมือที่ถูก “ใช้งาน” แต่เป็นเครื่องมือที่เราเป็นฝ่าย “ใช้” ดังนั้นต่อจากนี้ไปเราก็อยากให้ Respo ยังคงเป็นพาร์ทเนอร์ที่รับฟังเสียงจากหน้างาน และช่วยพัฒนาบริการให้ดียิ่งขึ้นต่อไปเรื่อย ๆ
สุดท้ายนี้ ขอฝากข้อความถึงผู้ประกอบการร้านอาหารที่กำลังพิจารณานำ Respo ไปใช้ด้วยครับ/ค่ะ
สำหรับร้านค้าที่มีหลายสาขาหรือหลายรูปแบบธุรกิจ การออกแบบของ Respo ที่ทำให้ “มองเห็นภาพรวมของทั้งกลุ่มได้จากสมุดบันทึกเพียงชุดเดียว” และ “เลือกระบบที่แต่ละสาขาต้องการได้” นั้น ผมคิดว่าเหมาะมากครับ ในทางกลับกัน แม้จะเป็นร้านที่เริ่มจากแค่สาขาเดียวก็ตาม แค่ให้สื่อกลางรับจองกับสมุดบันทึกเชื่อมต่อกันได้ ก็จะช่วยลดความผิดพลาดและความเครียดหน้างานลงได้อย่างมากเลยทีเดียว
เทคโนโลยีไม่ใช่สิ่งที่จะมาทำลายประเพณีของอาหารเกียวโตหรือโลกทัศน์อันเป็นเอกลักษณ์ของแต่ละร้าน แต่เป็นเสมือนรากฐานที่คอยค้ำจุนสิ่งเหล่านั้นจากเบื้องล่าง ผม/ฉันอยากให้ Respo ช่วยทำหน้าที่เป็น “แรงสนับสนุนจากเบื้องหลัง” แบบนี้ต่อไปในอนาคตด้วยครับ/ค่ะ